Retour au travail après la pandémie de COVID-19

1. Rendre l’espace de travail sain

À votre retour au travail après COVID-19, la santé et la sécurité devraient être votre priorité. La première étape consiste à s’assurer que l’espace de travail physique est sûr pour les employés.

Tout d’abord, louez un service de nettoyage pour nettoyer en profondeur l’ensemble du bureau. Leurs solutions de nettoyage de haute qualité tueront plus de germes que les produits typiques, et ils entreront dans tous les coins et recoins où les bactéries et les virus pourraient se cacher.

Demandez aux nettoyeurs de désinfecter les zones communes et les espaces de travail individuels. C’est également l’occasion idéale de laver les tapis et de nettoyer les conduits d’air.

Même si personne n’a été sur votre espace de travail pendant des semaines, un nettoyage en profondeur mettra les employés à l’aise et rendra le bureau frais et étincelant pour leur retour.

Ensuite, augmentez les normes de nettoyage quotidien de votre bureau. Les nettoyeurs se concentraient-ils uniquement sur l’aspiration et le nettoyage de la salle de bain auparavant? Augmentez votre contrat pour inclure la désinfection des postes de travail tous les soirs et le nettoyage des parties communes plusieurs fois dans la journée.

Enfin, parcourez les armoires et les réfrigérateurs partagés et jetez tous les consommables périmés. Les employés ne savaient peut-être pas combien de temps ils seraient loin du bureau, ils ont donc pu laisser de la nourriture et des boissons. De plus, demandez aux employés de nettoyer les aliments cachés dans leur bureau à leur retour au travail pour éviter les parasites et les moisissures.

2. Encouragez une bonne hygiène

Après avoir nettoyé l’espace de travail, il est important d’encourager les employés à le garder en sécurité et sain. Lorsque chacun fait sa part, l’ensemble du bureau se sentira plus à l’aise.

Commencez par demander aux managers et à toute l’équipe RH de donner l’exemple. « Vous devez vous tenir pour responsable en vous lavant les mains, en éternuant dans un mouchoir / votre coude, et en pratiquant une bonne hygiène », déclare Ken Eulo, associé fondateur du cabinet d’avocats Smith & Eulo. Lorsque les employés voient des dirigeants suivre les meilleures pratiques, ils sont également plus susceptibles de le faire.

De plus, rappelez aux employés en accrochant des affiches dans les parties communes.

Inclure des informations sur:

• Étiquette contre la toux / éternuement (dans un mouchoir ou un coude)
• Pratiques de lavage des mains
• Ne pas entrer au travail quand ils se sentent malades
• Symptômes COVID-19 (car le virus ne sera probablement pas éradiqué au moment où vous retournerez au travail)

 

Enfin, il est facile pour les employés de suivre les bonnes pratiques d’hygiène en gardant à portée de main de nombreuses fournitures. Commandez les fournitures des semaines avant de retourner au travail après COVID-19, si possible. Faites le plein d’articles tels que:

• Lingettes désinfectantes et / ou spray
• Gel hydroalcoolique
• Savon pour les mains
• Serviettes en papier
• Tissus
• Masques faciaux

Gardez le désinfectant dans les zones communes afin que les employés puissent essuyer les comptoirs, les poignées de porte, les boutons d’ascenseur et les appareils après utilisation. Placez également un désinfectant pour les mains dans le bureau pour une désinfection rapide lorsque les employés ne peuvent pas se laver les mains.

3. Mettre à jour les politiques et les procédures

La pandémie de coronavirus a changé à jamais la façon dont chaque industrie fait ses affaires. Par conséquent, vous devrez examiner vos politiques et procédures actuelles et les mettre à jour pour les adapter aux meilleures pratiques actuelles.

Tout d’abord, mettez à jour votre politique de congé de maladie pour inclure des informations sur COVID-19. Les employés bénéficient-ils de jours de congé supplémentaires s’ils sont positifs pour le coronavirus? Si oui, combien? Offrez-vous des congés aux employés qui vivent avec une personne infectée ou qui en prennent soin?

Parce qu’il pourrait y avoir une deuxième vague de virus en hiver, «les employeurs doivent penser à un plan de réponse à long terme», explique Janette Levey Frisch, avocate en droit du travail. «De nombreux employeurs considèrent cette pandémie comme un sprint. Naturellement, ils font de leur mieux pour gérer ce qui se trouve devant eux. Le problème est que cette crise s’annonce comme un marathon. »

Pour changer votre état d’esprit du «sprint» au «marathon», envisagez des changements de politique tels que le travail à distance indéfini pour les employés qui peuvent le faire et une assistance plus flexible et des congés payés.

Ensuite, modifiez vos règles concernant les réunions. Ranger trop de gens dans une salle de conférence n’est pas conforme à l’éloignement social et peut inquiéter certains employés.

Demandez aux employés de remplir uniquement les salles de réunion jusqu’à la moitié de leur capacité et de tenir des réunions plus importantes par vidéoconférence. Ce changement de politique pourrait durer quelques semaines, s’appliquer jusqu’à ce qu’il y ait un vaccin COVID-19 ou être rétabli à chaque saison de grippe / virus.

Si possible, envisagez également de modifier l’agencement du bureau pour donner plus d’espace à chaque employé. Réorganiser les postes de travail pour les séparer peut aider à réduire la propagation des germes. Les lieux de travail qui manquent d’espace pourraient convertir des salles de réunion en bureaux pour un ou deux employés. Même un changement temporaire de disposition peut faire des merveilles pour rassurer les employés.

4. Soutenir la santé mentale des employés

L’auto-isolement et la mise en quarantaine pendant la pandémie peuvent avoir affecté la santé mentale de vos employés. Les équipes RH doivent être conscientes des effets potentiels et disposer de ressources prêtes à aider.

Selon le Centre de toxicomanie et de santé mentale, «les personnes placées en quarantaine ou auto-isolées peuvent ressentir un large éventail de sentiments, notamment la peur, la colère, la tristesse, l’irritabilité, la culpabilité ou la confusion. Ils peuvent avoir du mal à dormir. » La pandémie peut également augmenter les sentiments de stress, d’anxiété ou de dépression.

Les gestionnaires signalent ces impacts sur la santé mentale et leur demandent de surveiller leurs employés.

Informez les directeurs de ces effets sur la santé mentale et leur envoyez une demande de surveiller leurs employés. Les effets résiduels de l’isolement et essayer de reprendre une routine de travail régulière peuvent être difficiles, il est donc important de savoir comment repérer les employés qui éprouvent des difficultés.

Rassemblez des ressources en santé mentale et partagez-les via un e-mail à l’échelle de l’entreprise. Vous pouvez également créer un groupe de soutien en santé mentale pour que les employés partagent leurs sentiments et leurs histoires.

Enfin, intégrez le congé de maladie mentale dans vos politiques de congés payés. Soit désigner un nombre spécifique de jours de congé pour le bien-être mental des employés, soit les inclure dans les jours de maladie prévus. Vous ne voudriez pas qu’un employé vienne travailler avec une maladie physique, alors laissez-le rester à la maison quand il se sent mal mentalement aussi.

5. Restaurer la productivité

Après quelques mois de travail à distance, les employés sont probablement tombés dans une routine de bureau à domicile. Cependant, revenir aux navettes, aux alarmes antérieures et aux horaires de travail moins flexibles peut sembler choquant.

Faire face à la réticence à abandonner le travail à distance sera l’un des plus grands défis pour les équipes RH. Pour faciliter la transition:

• Soyez flexible avec les heures de travail pendant les premières semaines
• Fournir aux employés une liste de ressources de productivité pour les ramener à leur routine
• Si leur travail le permet, laissez les employés travailler à distance plus longtemps
• Offrir d’ajouter quelques jours de travail à distance chaque semaine au contrat d’un employé

Un objectif majeur du retour au travail après COVID-19 est de remettre les employés au travail avec le moins d’interruption possible. Pour ce faire, rendez le bureau aussi normal que possible.

Par exemple, assurez-vous que les employés disposent de tout l’équipement et des fournitures dont ils auront besoin pour travailler le premier jour de leur retour. Tenez-vous au courant des rituels en milieu de travail si vous pouvez le faire en toute sécurité (par exemple, signature de cartes d’anniversaire, traditions d’habillage / costume, choix d’un employé du mois).

Enfin, faites l’inventaire des équipements qui reviennent au bureau, tels que les ordinateurs portables, les moniteurs, les chaises, les stations d’accueil et les casques. Cette étape clé fait deux choses. Premièrement, il garantit que les employés ont tout ce dont ils ont besoin pour faire leur travail. Cela réduit également le risque de vol des employés.

yés peuvent se disperser pour garder leurs distances tout en reprenant une routine de travail plus «normale».

6. Encourager l’interaction sociale

Après tant de temps séparés, la socialisation peut aller de deux façons pour les employés. Certains peuvent se sentir gênés, comme s’ils rencontraient à nouveau leurs collègues pour la première fois. D’autres ont peut-être tellement manqué leurs collègues qu’ils risquent leur santé et leur productivité pour rattraper leur retard.

Une option pour encourager l’interaction sociale tout en assurant la sécurité des employés consiste à les ramener au bureau par étapes. Vous pouvez le faire en:

• Nom de famille
• Mois de naissance
• Temps passé / ancienneté
• Département
• Bénévole

Avec moins de personnes au bureau, les employés peuvent se disperser pour garder leurs distances tout en reprenant une routine de travail plus «normale».

Bien que les employés se soient connectés via des plateformes en ligne pendant la période de travail à distance, ils peuvent hésiter à le maintenir une fois de retour au bureau.

«L’environnement différent nous a amenés à interagir comme jamais auparavant. Cela souligne simplement l’importance d’être frais et individualisé dans nos communications », explique l’avocat Bill Nolan. De plus, explique-t-il, «beaucoup de gens [partagent] plus d’eux-mêmes qu’avant. L’objectif commun et la peur partagées nous rapprochent. »

Maintenez cette communication ouverte et ces liens intersectoriels en créant des groupes d’intérêts spéciaux au sein du bureau. Les gourmets peuvent partager leurs dernières créations ou restaurants préférés. Les amateurs de sport peuvent se réunir pour encourager leur équipe lors d’un happy hour après le travail.

Les équipes RH pourraient même envoyer un sondage auprès des employés sur leurs loisirs et leurs intérêts. Ensuite, faites correspondre tout le monde avec un copain d’un autre département qui partage leurs intérêts. Non seulement les employés se feront de nouveaux amis en dehors de leur équipe, mais cette pratique peut également stimuler les communications interservices pour les opérations commerciales.

Plus important encore, soyez flexible avec les employés lorsqu’ils se reconnectent. Donnez-leur du temps au cours de la journée de travail pour célébrer le retour au travail après COVID-19, ainsi que pour rattraper son retard sur des sujets personnels et professionnels. Au fur et à mesure que tout le monde revient en «mode de travail», le bavardage s’apaise.